Оксано, Ви досвідчена бухгалтерка, вмієте тримати справи під контролем та допомагаєте іншим, зокрема у своєму блозі. Які перші сигнали є для підприємця, що податкова може до нього навідатися?

Головний індикатор простий: порушення.

У 2025 році податкова стала значно «розумнішою»: автоматичні співставлення, дані від банків, «Нової пошти» й навіть від ваших контрагентів тепер працюють проти недобросовісних підприємців.

Червоні прапорці:

• продажі без чеків (особливо через «Нову пошту»: дані автоматично передаються до податкової);
• систематичні проблеми з РРО/ПРРО: нульові Z-звіти, відсутність реквізитів у чеках, затримки закриття змін;
• торгівля товарами з підвищеним контролем: технікою, ювеліркою, ліками;
• розбіжності у звітності з контрагентами (податкова бачить усе – і навіть більше);
• підозріла увага банку: блокування операцій, вимоги пояснити кожну гривню;
• перевищення лімітів доходу, співпраця з «сірими» партнерами, скарги клієнтів чи конкурентів;
• ну і класика – несвоєчасна подача звітності або затримки зі сплатою податків.

Податкова зараз працює за ризик-моделлю: якщо ви декларуєте мінімальний дохід, але орендуєте офіс у центрі та їздите на новенькій автівці – будьте впевнені, вам уже світить «зірка перевірки».

Планова vs позапланова перевірка: наскільки великою може бути різниця?

Тут усе просто.

Планова перевірка – як запланований візит тещі: ви заздалегідь знаєте дату, готуєтеся морально і документально. Вона включена в річний план, про неї повідомляють, і у вас є час усе підтягнути.

Позапланова перевірка – як гість із серіалу «Світло вимкнули, але я зайду». Ніхто не попереджає, приходять зненацька, бо «отримали сигнал». Тут підготовка має бути миттєвою: ви або готові завжди, або готуєтеся в режимі «пожежної тривоги».

Які документи завжди треба мати під рукою, щоб зустрічати перевірку без паніки, з холодною головою і впевненістю у своїх діях?

Це ваша «тривожна валізка» підприємця:

• первинні документи (акти, накладні, банківські виписки, чеки);
• договори з контрагентами;
• книги обліку доходів;
• кадрова документація (трудові договори, нарахування зарплат);
• звітність.

Тримайте їх у порядку, і податкова не зможе застати вас зненацька.

З якими помилками, що їх припускаються підприємці, Ви стикаєтеся найчастіше? Чи є у Вас власний «чекліст підготовки до перевірки»?

З досвіду, «найпопулярніші» факапи виглядають так:

• не впускають інспектора, гадаючи, що так уникнуть перевірки;
• впускають, але не перевіряють документи самого інспектора;
• дозволяють перевіряючим спілкуватися з усім офісом (краще – тільки з юристом чи бухгалтером);
• надають зайві документи «про всяк випадок»;
• підписують акт перевірки, навіть не прочитавши;
• починають «учити інспектора жити» – спойлер: це не допомагає.

Чекліст підготовки до перевірки:

• з’ясувати підстави перевірки і повноваження інспектора;
• перевірити фінансові й кадрові документи;
• виправити всі дрібні помилки у звітності;
• отримати консультацію бухгалтера;
• підготувати відповіді на типові питання;
• перевірити контрагентів (особливо на зв’язки з рф/білоруссю).

Цей список варто пройти хоча б раз на рік – навіть без перевірки.

Як змінилося ставлення податкової до підприємців останніми роками? Податкова нині страшніше чи простіше?

Скажемо так: стало інакше. Тепер діє ризик-орієнтована модель: безпідставні перевірки скасовано, але контроль посилився у високоризикових сферах (алкоголь, тютюн, пальне). Решта бізнесів – під цифровим мікроскопом: програма автоматично аналізує всі ваші операції, і якщо є «дивні» рухи – чекайте на гостей.

Як правильно поводитися під час самої перевірки? Що можна говорити, а від чого краще утриматися?

• Тримайте інспекторів в окремій кімнаті (без контактів з працівниками).
• Не залишайте їх без нагляду – особливо з документами.
• Видавайте лише те, що вимагають законно, і краще копії.
• Акт перевірки читайте уважно, всі заперечення фіксуйте письмово.
• Ніколи не дозволяйте виносити оригінали документів без акта прийому-передачі.

І пам’ятайте: перевірка – це не бійка, а перемовини. Чемність і стриманість завжди кращі за агресію.

Чи можна підприємцю підготуватися самостійно, без бухгалтера, і які ризики можливі у такому випадку?

Можна. Але питання в іншому: навіщо?

Замість ставити бізнес на паузу і гуглити останні зміни в законодавстві, краще передати цю роботу спеціалісту. Бо в результаті бухгалтер заощадить ваш час, нерви і, найімовірніше, гроші.

Податкова перевірка – це не кінець світу. Це лише тест на вашу готовність. Якщо документи в порядку, а ви знаєте свої права та обов’язки – ви проходите цей квест без штрафів і зі збереженими нервами.

А якщо маєте хорошого бухгалтера – то й узагалі можна спати спокійно. Бо, погодьтеся, краще заплатити за послугу фахівця, ніж «віддавати» податковій у десять разів більше.

https://www.instagram.com/kovkina_oksana